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Hilfe & Anleitungen

Alles was Sie wissen müssen, um KiWacht erfolgreich zu integrieren und zu nutzen.

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Erste Schritte

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Chat-Integration

Vielleicht bald verfügbar

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Erste Schritte

So starten Sie in wenigen Schritten:

  1. Gehen Sie zum Dashboard.
  2. Klicken Sie auf „Neuen Schlüssel generieren".
  3. Kopieren Sie den API-Schlüssel (beginnt mit kws_).
  4. Verwenden Sie ihn in Ihrem Support-System.
Zum Dashboard
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Integrationen

💡 Kostenlose Alternative zu Zapier oder Make

Nutzen Sie Google Apps Script (für Gmail), Power Automate (für Outlook) oder Zoho Flow (für Zoho Mail), um KiWacht kostenlos zu integrieren – ohne Abonnement.

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Gmail mit Google Apps Script

Automatisieren Sie Ihre Emails mit Google Apps Script – kostenlos und DSGVO-konform.

Anleitung: Label erstellen
Block 1

Labels in Gmail erstellen

👀 Visuelle "Label Erstellen" Schritt-für-Schritt-Anleitung öffnen

💡 Wichtig: Ohne dieses Label findet das Skript keine Emails!

Block 2

Google Apps Script einrichten

Folgen Sie den Anweisungen unten — oder nutzen Sie unsere visuellen Anleitungen.

👀 Visuelle "Google Apps Script" Schritt-für-Schritt-Anleitung🎥 Video-Anleitung: Google Apps Script Setup
  1. 1. Öffnen Sie Ihr Gmail-Konto (das Gmail-Konto, welches Sie für KiWacht nutzen möchten).
  2. 2. Kopieren Sie das KiWACHT-Skript unten mit dem "📋 Skript kopieren"-Button.
📜Vollständiges Skript anzeigen

💡 Tipp: Sie müssen das Skript nicht lesen – kopieren Sie es einfach und fügen Sie es in Google Apps Script ein.

  1. 3. Gehen Sie zu Google Apps Script und klicken Sie auf "Neues Projekt".
  2. 4. Fügen Sie das Skript in Google Apps Script ein. Suchen Sie diese Zeile auf Linie 14:
    // ─────────────────────────────── // 🔑 Fügen Sie Ihren API-Schlüssel hier ein // ─────────────────────────────── const KIWACHT_API_KEY = 'kws_DEIN_API_SCHLÜSSEL_HIER';

    Ersetzen Sie kws_DEIN_API_SCHLÜSSEL_HIER mit Ihrem API-Schlüssel aus dem Dashboard.

  1. 5. Klicken Sie auf "Save", dann auf den "Run"-Button (▶️), wählen Sie classifyAndLabel und führen Sie es einmal manuell aus.
  2. 6. Gehen Sie dann zum Trigger-Symbol (links) und richten Sie einen Zeit-Trigger ein (alle 5 Minuten).
Block 3

Trigger einrichten & testen

👀 Visuelle "Trigger" Schritt-für-Schritt-Anleitung öffnen

💡 Hinweis: Nachdem der Trigger erstellt ist, erscheint eine Google-Berechtigungsabfrage. Folgen Sie der Anleitung im Trigger-Guide — das ist normal und sicher.

  1. Testen Sie manuell: Klicken Sie auf den grünen „Run“-Button → wählen Sie classifyAndLabel → führen Sie aus.
  2. Prüfen Sie nach 30 Sekunden Ihren Posteingang auf eine E-Mail von „KiWacht Assistant“.
  3. Richten Sie den Zeit-Trigger ein:
    • Gehen Sie zu „Trigger“ in der linken Seitenleiste
    • Klicken Sie auf „+ Add Trigger“
    • Funktion: classifyAndLabel
    • Ereignistyp: Time-driven
    • Zeitplan: Minutes timer → Every 5 minutes
    • Klicken Sie auf „Save“

⚠️ Ohne diesen Schritt wird das Skript nicht automatisch ausgeführt!

Block 4

So vermeiden Sie doppelte Emails im Posteingang

Damit Ihre Analyse-Emails von „KiWacht“ nicht eine zweite Email zum selben Ordner sendet, leiten Sie sie in einen separaten Ordner – mit einem Gmail-Filter.

📌 So geht’s Schritt für Schritt:
🎥 Video-Anleitung: Filter einrichten (vermeidet doppelte Emails)
  1. Öffnen Sie Gmail falls es nicht bereits geöffnet ist.
  2. Kopieren Sie diesen Suchbefehl und fügen Sie ihn in die Suchleiste oben ein:
    from:me subject:("KiWacht Assistant" OR "– DRINGEND" OR "– Nachfassen" OR "KIWacht: Verarbeitet")
  3. Klicken Sie auf das Filter-Symbol (drei unterbrochene horizontale Linien) rechts in der Suchleiste.
    ⚠️ Drücken Sie nicht die Eingabetaste – klicken Sie stattdessen auf das Symbol!
  4. Klicken Sie im erscheinenden Menü auf „Filter erstellen“.
  5. Aktivieren Sie im Filter-Formular:
    • ✅ Posteingang überspringen (empfohlen)
    • ✅ Label hinzufügen
    • ✅ Als gelesen markieren
  6. Klicken Sie auf das Dropdown-Feld neben „Label hinzufügen“ und wählen Sie „Neues Label erstellen…“.
  7. Geben Sie im Feld ein: KiWacht/Analyse
    (Gmail erstellt automatisch einen übergeordneten Ordner „KiWacht“ mit Unterordner „Analyse“)
  8. Klicken Sie auf „Filter erstellen“.

✅ Ab sofort:

  • Original-Emails bleiben im Posteingang
  • KiWacht-Analysen gehen direkt in „KiWacht/Analyse“ – ohne Posteingang

✅ Erfolgscheckliste

  • • Label kiwacht-ticket auf Test-E-Mail angewendet
  • • API-Schlüssel korrekt eingefügt und gespeichert
  • • Manueller Test erfolgreich (KiWacht Assistant-E-Mail erhalten)
  • • Zeit-Trigger eingerichtet (alle 5 Minuten)
  • • Label wie !URGENT – DRINGEND wurde hinzugefügt?

Wenn alle Punkte erledigt sind, funktioniert KiWacht korrekt.

web.de / GMX zu Gmail Weiterleitung
web.de / GMX Integration

E-Mails an Gmail weiterleiten – für KiWacht-Nutzung

web.de und GMX bieten keine Skript-Unterstützung – aber Sie können Ihre E-Mails **zuverlässig an ein Gmail-Konto weiterleiten** und dort **KiWACHT kostenlos nutzen**.

💡 Empfohlene Methode: Leiten Sie Ihre web.de- oder GMX-E-Mails automatisch an ein Gmail-Konto weiter. Dort läuft KiWACHT **ohne Drittanbieter, ohne Passwort-Freigabe und vollständig DSGVO-konform**.

  1. Gehen Sie in die Einstellungen von web.de oder GMX.
  2. Aktivieren Sie E-Mail-Weiterleitung unter „Mail → Weiterleitung“.
  3. Geben Sie Ihre Gmail-Adresse als Weiterleitungsziel ein.
  4. Bestätigen Sie die Weiterleitung (ggf. per Bestätigungs-E-Mail).
  5. Richten Sie KiWACHT im Ziel-Gmail-Konto ein – wie im Abschnitt „Gmail mit Google Apps Script“ beschrieben.

💡 Vorteil: Keine riskante IMAP-Integration, kein Zapier-Abo – nur Sie, Ihr Gmail und KiWACHT.

Jira Webhook Setup Guide
Jira Integration

KiWACHT für Jira – ohne App-Installation

Nutzen Sie KiWACHT direkt in Jira – ohne Atlassian Marketplace-App und vollständig DSGVO-konform.

💡 Warum das wichtig ist:
Der Atlassian Marketplace ist überfüllt mit Apps, die
→ personenbezogene Daten speichern,
→ keine DSGVO-Zertifizierung haben.
KiWACHT ist anders: Keine Speicherung, kein Review – nur Ihr Ticket + KI.

⚠️ Hinweis: Jira kann die Antwort von KiWACHT nicht automatisch auswerten.
Für sichtbare Aktionen (z. B. Tagging) nutzen Sie Gmail + Apps Script,
wo KiWACHT eine E-Mail mit Analyse versendet.

  1. Gehen Sie in Jira zu „Einstellungen → System → Webhooks → Webhook erstellen“
    (Funktioniert in Jira Cloud, Server und Data Center)
  2. Konfigurieren Sie den Webhook:
    • Name: KiWACHT Triage
    • URL: https://kiwacht.de/api/classify
    • Header: Authorization: Bearer kws_IHR_SCHLÜSSEL
    • Trigger: Issue created
    • Content: { "ticket": "{{issue.description}}" }
  3. Testen Sie manuell: Erstellen Sie ein neues Ticket – KiWACHT empfängt die Daten und verarbeitet sie sofort.

✅ Vorteile gegenüber Marketplace-Apps:

  • Keine Atlassian-App nötig – keine Installation im Marketplace
  • Keine Datenweitergabe – KiWACHT speichert nichts, ist zustandslos
  • 80 kostenlose Anfragen/Monat enthalten

ℹ️ Diese Methode nutzt native Jira-Funktionen (Webhooks).
Für sichtbare Analyse empfehlen wir die Gmail-Integration.

Outlook Power Automate Setup Guide
Outlook Integration

KiWacht für Outlook – mit Power Automate

Verbinden Sie KiWacht mit Outlook über Microsoft Power Automate – ideal für Unternehmen im Microsoft 365-Ökosystem.

💡 Hinweis: Outlook zeigt die KiWacht-Analyse nicht im Posteingang an. Stattdessen werden Emails automatisch in passende Ordner sortiert(Support, Sales, Billing, Dringend).

📘 Zur vollständigen 11-Schritt-Anleitung mit Bildern
  1. Gehen Sie zu Power Automate.
  2. Melden Sie sich mit Ihrem Outlook.com oder Microsoft 365-Konto an.
  3. Erstellen Sie einen neuen Cloud-Flow: „Bei neuer E-Mail in Inbox"
  4. Fügen Sie eine Aktion hinzu: „HTTP-Anforderung senden"
  5. Konfigurieren Sie:
    • Methode: POST
    • URI: https://kiwacht.de/api/classify
    • Header:
      Authorization: Bearer kws_IHR_SCHLUESSEL
    • Body:
      {"ticket": "@{triggerBody()?['Body']}}
  6. Nutzen Sie die KiWacht-Antwort, um Emails in Ordner wie „KiWacht/Sales“ oder „KiWacht/Dringend“ zu verschieben.

🔒 DSGVO-konform: KiWacht speichert keine Daten. Jede Anfrage wird in <300 ms verarbeitet und verworfen.

Zoho Mail Integration Guide
Zoho Mail Integration

💡 Marktanteil: Zoho Mail hat einen 12% Marktanteil im DACH-Raumunter KMUs (Quelle: Statista 2025), dank EU-Datenspeicherung, transparenter Preise und DSGVO-Konformität.

⚠️ Wichtig: Der kostenlose Zoho Flow-Tarif unterstützt nur 100 Tasks/Monat – für Support-Inboxes reicht das nicht aus. Nutzen Sie KiWacht mit einem bezahlten Zoho-Plan (z. B. Mail Lite ab €1,25/Nutzer/Monat).

📘 Zur vollständigen 14-Schritt-Anleitung mit Bildern
  1. Gehen Sie zu Zoho Flow und melden Sie sich an.
  2. Erstellen Sie einen neuen Flow mit Trigger: „When a new email is received“ (Zoho Mail).
  3. Fügen Sie eine Aktion hinzu: Webhooks → POST.
  4. URL: https://kiwacht.de/api/classify
  5. Authentication: No authentication
  6. Header:
    Authorization: Bearer kws_IHR_API_SCHLÜSSEL
Content-Type: application/json
    Body (raw):
    { "ticket": "{{mail_content}}" }
  7. Response type: JSON
  8. Klicken Sie auf „Switch on flow“.
  9. Fertig! Neue Emails werden automatisch analysiert.

🔒 DSGVO-konform & zustandslos: KiWacht speichert keine Emails, keine Metadaten, keine Logs. Jede Anfrage wird in unter 300 ms verarbeitet und sofort verworfen – keine Speicherung, kein Tracking, keine Profilbildung.

💡 Tipp: Ersetzen Sie kws_IHR_API_SCHLÜSSEL mit Ihrem echten Schlüssel aus dem Dashboard.

Zendesk Webhook Setup Guide
Zendesk Integration

Verbinden Sie KiWacht mit Zendesk – ideal für Support-Teams mit Professional- oder Enterprise-Plan.

⚠️ Plan erforderlich: Webhooks sind nur ab Zendesk Professional-Plan verfügbar. Kostenlose oder Team-Pläne unterstützen diese Funktion nicht.

  1. Gehen Sie zu Admin Center → Apps and integrations → Webhooks → Create webhook.
  2. Wählen Sie „Webhook“ → „New Webhook“.
  3. Konfigurieren Sie:
    • Name: KIWACHT Analysis
    • Endpoint URL: https://kiwacht.de/api/classify
    • Request Method: POST
    • Authentication: No authentication
  4. Klicken Sie auf „Add Header“ und fügen Sie hinzu:
    Authorization: Bearer kws_IHR_API_SCHLÜSSEL
        Content-Type: application/json
    Unter „JSON Body“, fügen Sie ein:
    {
          "ticket": "{{ticket.description}}"
        }
  5. Klicken Sie auf „Create Webhook“.
  6. Gehen Sie zu Admin Center → Objects and rules → Automationsund erstellen Sie eine **neue Automation** für „Neues Ticket“.
  7. Fügen Sie eine Aktion hinzu: „Notify target“ → wählen Sie Ihren KIWACHT Webhook.
  8. Wichtig: Zendesk kann die KIWACHT-Antwort **nicht auswerten**. Für sichtbare Aktionen (z. B. Tagging) benötigen Sie eine benutzerdefinierte Zendesk-Appoder nutzen Sie Gmail + Apps Script für sofortige Analyse.

🔒 DSGVO-Hinweis: KiWacht speichert keine Daten. Alle Anfragen werden in unter 300 ms verarbeitet und verworfen – vollständig zustandslos und DSGVO-konform.

💡 Tipp: Ersetzen Sie kws_IHR_API_SCHLÜSSELmit Ihrem API-Schlüssel aus demDashboard.

Freshdesk Webhook Setup Guide
Freshdesk Integration

Verbinden Sie KIWACHT mit Freshdesk – ideal für DACH-SMEs, die transparente Preise und DSGVO-konforme Automatisierung suchen.

⚠️ Plan erforderlich: Webhooks sind nur ab Freshdesk Garden-Plan verfügbar circa €15 pro Agent pro Monat. Kostenlose oder Blossom-Pläne unterstützen diese Funktion nicht.

💡 Warum Freshdesk in DACH?
Freshdesk hat einen starken Marktanteil bei deutschen KMUs – besonders im E-Commerce und IT-Support.

  1. Gehen Sie zu Admin → Automations → Workflow Rules.
  2. Erstellen Sie eine **neue Regel** mit Trigger: „Ticket is Created“.
  3. Fügen Sie eine Aktion hinzu: „Trigger Webhook“.
  4. URL:
    https://kiwacht.de/api/classify
  5. Header:
    Authorization: Bearer kws_IHR_API_SCHLÜSSEL
        Content-Type: application/json
    Body:
    {
          "ticket": "{{ticket.description}}"
        }
  6. Klicken Sie auf „Save“.
    Hinweis: Freshdesk kann die KIWACHT-Antwort **nicht auswerten**. Für sichtbare Aktionen (z. B. Tagging) benötigen Sie eine benutzerdefinierte Freshdesk-Appoder nutzen Sie Gmail + Apps Script.

🔒 DSGVO-Hinweis: KIWACHT speichert keine Daten. Alle Anfragen werden in unter 300 ms verarbeitet und verworfen.

💡 Tipp: Ersetzen Sie kws_IHR_API_SCHLÜSSEL mit Ihrem echten Schlüssel aus dem Dashboard.

💡 Hinweis: Diese Methode funktioniert mit jedem System, das Webhooks oder Automatisierungen unterstützt – wie Yahoo, Apple Mail (via Shortcuts), oder beliebige CRM-Systeme.

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Häufig gestellte Fragen

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